Guia de validação - Google Workspace

Como validar usuários, grupos e acessos no ambiente Google Workspace da organização:

1. Aba Users (Usuários)

Descrição: Lista completa de todos os usuários cadastrados no Google Workspace.

Como validar:

• Verifique se todos os usuários devem existir no ambiente com base em seu endereço de e-mail ou nome de usuário.
• Usuários que foram desligados só podem estar presentes na lista se a coluna de status estiver marcada como "Suspenso" ou "Desativado", indicando que a conta foi bloqueada.
• Verifique a coluna de "Data do Último Login" para avaliar se a conta ainda deve ser mantida ativa. Contas sem login há muito tempo podem ser candidatas a desativação.
• Importante: Usuários que não pertencem a uma pessoa natural (como usuários genéricos, de serviço ou não nominais) não devem ser mantidos, a menos que haja justificativa técnica documentada (ex: contas de integração ou automação).
• Identifique e remova usuários duplicados ou contas não utilizadas.

Campos principais a verificar:

• E-mail (Email Address)
• Nome Completo (Full Name)
• Nome de Usuário (Username)
• Status da Conta (Account Status)
• Data do Último Login (Last Login Date)
• Unidade Organizacional (Organizational Unit)

2. Aba Groups (Grupos)

Descrição: Lista de todos os grupos de e-mail configurados no Google Workspace.

Como validar:

• Verifique se todos os grupos devem existir no ambiente com base em seu nome ou endereço de e-mail.
• Confirme que cada grupo possui uma finalidade clara e está sendo utilizado.
• Valide se os usuários listados devem receber mensagens e ter acesso ao histórico de mensagens do grupo.
• Nota Importante: Os grupos "abuse", "postmaster" e "security" são reservados para uso pela infraestrutura tecnológica e não devem ser modificados ou removidos.
• Identifique grupos duplicados ou obsoletos que possam ser removidos.
• Verifique as configurações de privacidade de cada grupo (quem pode enviar mensagens, visibilidade do histórico, etc.).

Campos principais a verificar:

• Nome do Grupo (Group Name)
• E-mail do Grupo (Email Address)
• Descrição (Description)
• Data de Criação (Creation Date)
• Tipo de Grupo (Group Type)

3. Aba Shared Drives (Unidades Compartilhadas)

Descrição: Lista de todas as Unidades Compartilhadas (Shared Drives) configuradas no Google Workspace.

Como validar:

• Verifique se todos os Shared Drives devem existir no ambiente com base em seu nome.
• Confirme que cada unidade compartilhada possui um propósito claro e está sendo utilizada ativamente.
• Valide as permissões de acesso a cada unidade compartilhada verificando a aba "SharedDrivesACLs".

Campos principais a verificar:

• Nome do Shared Drive (Name)
• ID do Shared Drive (Drive ID)
• Data de Criação (Creation Date)
• Número de Membros (Member Count)
• Proprietário (Owner)

4. Aba SharedDrivesACLs (Permissões de Unidades Compartilhadas)

Descrição: Lista detalhada de todas as permissões de acesso às Unidades Compartilhadas. Cada usuário com acesso a uma unidade compartilhada está listado em uma nova linha.

Como validar:

• Verifique se cada usuário listado deve ter acesso à Unidade Compartilhada indicada na mesma linha.
• Valide se a permissão de cada usuário é apropriada para sua função:
  • organizer: Permissão de administrador, tem controle total sobre a Unidade Compartilhada, pode alterar configurações e permissões.
  • fileOrganizer: Permissão de gestor de conteúdo, tem controle total sobre arquivos mas não pode alterar configurações da unidade.
  • writer: Permissão de escrita, pode criar e modificar arquivos, mas algumas funções de destruição de dados são restritas.
  • reader: Permissão de leitura, pode apenas visualizar arquivos, não pode fazer modificações.
• Remova acessos de usuários que não precisam mais usar a unidade.
• Revise acessos de ex-funcionários que devem ser removidos.

Campos principais a verificar:

• Nome do Shared Drive (Shared Drive Name)
• E-mail do Usuário (User Email)
• Permissão (Permission Level / Role)
• Tipo de Membro (Member Type)

5. Aba Delegates (Delegações de Caixa de Correio)

Descrição: Lista de usuários que têm permissão para acessar ou gerenciar a caixa de correio de outros usuários.

Como validar:

• Verifique se cada delegação está ainda sendo necessária e autorizada.
• Confirme se o usuário que delegou autoridade está ciente e aprova o acesso.
• Identifique delegações excessivas ou desnecessárias.
• Revise delegações de ex-funcionários e remova-as imediatamente.

Campos principais a verificar:

• E-mail do Proprietário (Owner Email)
• E-mail do Delegado (Delegate Email)
• Permissão (Permission Type)
• Data de Criação (Creation Date)

6. Aba Domains (Domínios)

Descrição: Lista de todos os domínios configurados e verificados no tenant do Google Workspace.

Como validar:

• Verifique se todos os domínios listados pertencem à organização.
• Confirme o status de verificação de cada domínio.
• Identifique domínios não utilizados ou antigos que possam ser removidos.
• Valide configurações de MX, DKIM e SPF para domínios ativos.

Campos principais a verificar:

• Nome do Domínio (Domain Name)
• Status de Verificação (Verification Status)
• Domínio Padrão (Primary Domain)
• Data de Criação (Creation Date)

7. Aba Calendars (Calendários)

Descrição: Lista de calendários e recursos de calendário configurados no Google Workspace.

Como validar:

• Verifique se todos os calendários listados devem existir no ambiente.
• Confirme que calendários não utilizados sejam removidos.
• Valide as permissões de acesso a cada calendário.

Campos principais a verificar:

• E-mail do Calendário (Calendar Email)
• Descrição (Description)
• Tipo (Type)
• Data de Criação (Creation Date)

8. Aba Resources (Recursos)

Descrição: Lista de recursos de calendário (salas de reunião, equipamentos, veículos, etc.) disponíveis para agendamento.

Como validar:

• Verifique se todos os recursos listados existem fisicamente ou ainda são necessários.
• Confirme que cada recurso está configurado corretamente.
• Valide as permissões de acesso para agendamento de cada recurso.
• Remova recursos que foram desativados ou não estão mais disponíveis.

Campos principais a verificar:

• Nome do Recurso (Resource Name)
• E-mail (Email Address)
• Tipo de Recurso (Resource Type)
• Edifício/Local (Building/Location)
• Capacidade (Capacity)

9. Aba YouTube (Canais YouTube)

Descrição: Lista de canais YouTube associados ao Google Workspace.

Como validar:

• Verifique se todos os canais YouTube devem estar associados à organização.
• Confirme que apenas canais autorizados estão na lista.
• Valide as permissões de administração de cada canal.

Campos principais a verificar:

• Nome do Canal (Channel Name)
• ID do Canal (Channel ID)
• URL (Channel URL)
• Data de Criação (Creation Date)

10. Aba Analytics (Google Analytics / Analytics Admin)

Descrição: Lista de propriedades e contas do Google Analytics configuradas para o Google Workspace.

Como validar:

• Verifique se todas as propriedades de Analytics devem estar associadas à organização.
• Confirme que o acesso está restrito apenas a usuários autorizados.
• Identifique propriedades duplicadas ou não utilizadas.

Campos principais a verificar:

• Nome da Propriedade (Property Name)
• ID da Propriedade (Property ID)
• URL do Site (Website URL)
• Data de Criação (Creation Date)

11. Aba Policies (Políticas de Segurança)

Descrição: Lista de políticas de segurança e conformidade configuradas no Google Workspace.

Como validar:

• Verifique se todas as políticas devem estar ativas no ambiente.
• Confirme que as políticas estão alinhadas com os requisitos de segurança da organização.
• Revise políticas obsoletas ou que não mais se aplicam.
• Valide o escopo de cada política (quais usuários/grupos são afetados).

Campos principais a verificar:

• Nome da Política (Policy Name)
• Tipo de Política (Policy Type)
• Status (Status)
• Data de Criação (Creation Date)
• Escopo (Scope / Target)

Descrições de Permissão para Shared Drives

Observações Importantes

• Revisar regularmente: Este processo de auditoria deve ser realizado periodicamente para garantir que os acessos e recursos estejam sempre atualizados.
• Princípio do Menor Privilégio: Ao validar permissões, sempre aplique o princípio do menor privilégio, garantindo que os usuários tenham apenas as permissões estritamente necessárias para realizar suas funções.
• Grupos Restritos: Lembre-se de que os grupos "abuse", "postmaster" e "security" são reservados e gerenciados pela infraestrutura tecnológica. Não devem ser modificados manualmente.
• Documentação: Mantenha a documentação atualizada sobre a finalidade de cada recurso (Shared Drives, grupos, calendários, etc.) para facilitar auditorias futuras.
• Conformidade: Certifique-se de que todas as configurações estejam em conformidade com as políticas de segurança e governança da organização, bem como com requisitos de conformidade regulatória.
• Auditoria de Acesso: Revise logs de acesso (especialmente para Shared Drives e grupos) para identificar acessos anormais ou não autorizados.

Após a validação completa de todas as abas, responda este e-mail confirmando a aprovação ou indicando os ajustes necessários.