Como validar usuários, grupos e acessos no ambiente Microsoft 365 da organização:
1. Aba Users (Usuários)
Descrição: Lista completa de todos os usuários cadastrados no Microsoft 365.
Como validar:
- Verifique se todos os usuários devem existir no ambiente com base em seu e-mail (coluna do e-mail principal) ou nome de usuário (coluna do User Principal Name).
- Usuários que foram desligados só podem estar presentes na lista se a coluna de status da conta estiver marcada como "Desativado" (
accountEnabled = false), indicando que o usuário está bloqueado. - Importante: Usuários que não pertencem a uma pessoa natural (como usuários genéricos, de serviço ou não nominais) não devem ser mantidos, a menos que haja justificativa técnica documentada.
- Verifique se há usuários duplicados ou inativos há muito tempo que possam ser removidos.
Campos principais a verificar:
- E-mail (mail)
- Nome de Exibição (displayName)
- Nome Principal do Usuário (userPrincipalName)
- Status da Conta (accountEnabled)
2. Aba SharedMailbox (Caixas de Correio Compartilhadas)
Descrição: Lista de caixas de correio compartilhadas configuradas no ambiente.
Como validar:
- Verifique se todas as caixas de correio compartilhadas listadas são necessárias e estão em uso ativo.
- Confirme se o propósito de cada caixa compartilhada está claro e justificado.
- Valide quem tem acesso a cada caixa compartilhada (verificar na aba de permissões ou membros relacionados).
Campos principais a verificar:
- Nome de Exibição (displayName)
- E-mail (mail)
- Finalidade (userPurpose = "shared")
3. Aba Guests (Usuários Convidados/Externos)
Descrição: Lista de usuários convidados (externos à organização) que possuem acesso ao ambiente.
Como validar:
- Verifique se todos os usuários convidados listados ainda devem ter acesso ao ambiente.
- Valide a data de criação da conta e, se disponível, a data do último acesso.
- Remova convidados que não são mais necessários ou cujos projetos/parcerias foram encerrados.
Campos principais a verificar:
- Nome de Exibição (displayName)
- E-mail (mail)
- Nome Principal do Usuário (userPrincipalName)
- Data de Criação (createdDateTime)
4. Aba Licenses (Licenças)
Descrição: Lista de licenças do Microsoft 365 atribuídas a cada usuário.
Como validar:
- Verifique se cada usuário possui as licenças apropriadas para suas funções e necessidades.
- Identifique licenças não utilizadas ou atribuídas a usuários inativos.
- Revise licenças duplicadas ou desnecessárias que possam ser redistribuídas ou removidas para otimizar custos.
Campos principais a verificar:
- E-mail do Usuário (userMail)
- Tipo de Licença (skuPartNumber)
5. Aba SharePointSites (Sites do SharePoint)
Descrição: Lista de todos os sites do SharePoint no ambiente.
Como validar:
- Verifique se todos os sites SharePoint listados devem existir com base em seu nome ou URL.
- Confirme que cada site tem uma finalidade clara e está sendo ativamente utilizado.
- Identifique sites duplicados, abandonados ou sem utilidade que possam ser arquivados ou removidos.
Campos principais a verificar:
- Nome do Site (displayName)
- URL (webUrl)
- Data de Criação (createdDateTime)
6. Aba Teams (Equipes do Microsoft Teams)
Descrição: Lista de todas as equipes criadas no Microsoft Teams.
Como validar:
- Verifique se todas as equipes listadas são necessárias e estão em uso ativo.
- Confirme que cada equipe possui uma descrição clara e uma finalidade bem definida.
- Identifique equipes duplicadas ou que não estão mais sendo utilizadas.
Campos principais a verificar:
- Nome da Equipe (displayName)
- E-mail (mail)
- Descrição (description)
7. Aba TeamsMembers (Membros das Equipes do Teams)
Descrição: Lista de todos os usuários que são membros de equipes do Microsoft Teams. Cada usuário com acesso a uma equipe está listado em uma nova linha.
Como validar:
- Verifique se cada usuário listado deve realmente ter acesso à equipe indicada na mesma linha.
- Valide se o nível de permissão de cada usuário é apropriado para sua função:
- Proprietário (Owner): Permissão de administrador, tem controle total sobre a equipe.
- Membro (Member): Pode participar e colaborar, mas não pode gerenciar a equipe.
Campos principais a verificar:
- Nome da Equipe (teamName)
- Nome do Usuário (userName)
- E-mail do Usuário (userMail)
- Função/Permissão (role)
8. Aba TeamsChannels (Canais das Equipes)
Descrição: Lista de todos os canais dentro das equipes do Microsoft Teams.
Como validar:
- Verifique se todos os canais listados são necessários para as equipes correspondentes.
- Confirme que cada canal possui uma finalidade clara.
- Identifique canais duplicados ou não utilizados que possam ser removidos.
Campos principais a verificar:
- Nome da Equipe (teamName)
- Nome do Canal (channelName)
- Tipo de Canal (membershipType: standard, private, shared)
9. Aba TeamsSharedPrivateChannels (Canais Privados/Compartilhados)
Descrição: Lista de canais privados ou compartilhados nas equipes do Teams.
Como validar:
- Verifique se esses canais restritos são realmente necessários.
- Valide quem tem acesso a cada canal privado/compartilhado.
Campos principais a verificar:
- Nome do Canal
- Tipo de Associação (membershipType)
10. Aba TeamsPrivateChannelsMembers (Membros de Canais Privados)
Descrição: Lista de usuários com acesso a canais privados dentro de equipes.
Como validar:
- Verifique se cada usuário listado deve ter acesso ao canal privado indicado.
- Valide as permissões de cada usuário.
Campos principais a verificar:
- Nome do Canal Privado
- Nome do Usuário
- E-mail do Usuário
- Função/Permissão
11. Aba DistributonLists (Listas de Distribuição)
Descrição: Lista de todas as listas de distribuição de e-mail configuradas no ambiente.
Como validar:
- Verifique se todas as listas de distribuição devem existir no ambiente com base em seu nome e endereço de e-mail.
- Confirme que cada lista de distribuição possui uma finalidade clara e está sendo utilizada.
- Identifique listas duplicadas ou obsoletas que possam ser removidas.
Campos principais a verificar:
- Nome da Lista (displayName)
- E-mail (mail)
- E-mail Habilitado (mailEnabled)
12. Aba DLMembers (Membros das Listas de Distribuição)
Descrição: Lista de todos os usuários que recebem mensagens de cada lista de distribuição. Cada usuário está listado em uma nova linha.
Como validar:
- Verifique se cada usuário listado deve receber mensagens de e-mail da lista de distribuição indicada na mesma linha.
- Valide se a permissão de cada usuário é apropriada:
- Proprietário (Owner): Permissão de administrador, tem controle total sobre a lista de distribuição.
- Membro (Member): Recebe mensagens, mas não pode aprovar, adicionar ou remover membros.
Campos principais a verificar:
- Nome da Lista (groupName)
- Nome do Usuário (memberName)
- E-mail do Usuário (memberMail)
- Permissão (role)
13. Aba Membership (Associações de Usuários a Grupos)
Descrição: Lista de todas as associações de usuários a grupos do Microsoft 365 (grupos unificados, de segurança, etc.).
Como validar:
- Verifique se cada usuário deve pertencer ao grupo indicado.
- Valide as permissões e funções de cada membro.
- Identifique associações duplicadas ou desnecessárias.
Campos principais a verificar:
- Nome do Grupo (groupName)
- Nome do Usuário (userName)
- E-mail do Usuário (userMail)
14. Aba GroupsMembers (Membros de Grupos)
Descrição: Lista detalhada de membros de grupos do Microsoft 365 que não são listas de distribuição nem equipes.
Como validar:
- Verifique se cada usuário deve ser membro do grupo listado.
- Valide permissões (Proprietário vs. Membro).
Campos principais a verificar:
- ID do Grupo (groupID)
- Nome de Exibição do Grupo (displayName)
- E-mail do Membro (member_mail)
- Permissão
15. Aba Domains (Domínios)
Descrição: Lista de domínios verificados e associados ao tenant do Microsoft 365.
Como validar:
- Verifique se todos os domínios listados pertencem à organização.
- Confirme que domínios não utilizados ou antigos sejam removidos.
Campos principais a verificar:
- Nome do Domínio
- Status de Autenticação
- É Domínio Padrão?
16. Aba Rooms.Equipments (Salas e Equipamentos)
Descrição: Lista de caixas de correio de recursos (salas de reunião e equipamentos).
Como validar:
- Verifique se todas as salas e equipamentos listados ainda existem fisicamente.
- Confirme que cada recurso está configurado corretamente.
Campos principais a verificar:
- Nome do Recurso (displayName)
- E-mail (mail)
- Tipo (userPurpose: room ou equipment)
17. Aba Linked.Others (Outros Usuários/Contas Vinculadas)
Descrição: Usuários ou contas especiais vinculadas ao ambiente (ex: contas de serviço).
Como validar:
- Verifique se todas as contas listadas são necessárias.
- Valide a finalidade de cada conta vinculada.
Campos principais a verificar:
- Nome de Exibição
- Finalidade
18. Aba NoMailbox (Usuários sem Caixa de Correio)
Descrição: Usuários que não possuem uma caixa de correio atribuída.
Como validar:
- Verifique se esses usuários realmente não precisam de caixa de correio.
- Confirme se são contas de serviço ou outros tipos de contas especiais.
Campos principais a verificar:
- Nome do Usuário
19. Aba Planners (Planos do Microsoft Planner)
Descrição: Lista de planos criados no Microsoft Planner.
Como validar:
- Verifique se todos os planos listados estão em uso ativo.
- Confirme que cada plano possui uma finalidade clara.
- Identifique planos duplicados ou obsoletos.
Campos principais a verificar:
- Nome do Plano
- ID do Grupo Associado
20. Aba TeamsFromGroups (Equipes Criadas a Partir de Grupos)
Descrição: Equipes do Teams que foram criadas a partir de grupos do Microsoft 365.
Como validar:
- Verifique a relação entre grupos e equipes.
- Confirme que não há duplicações ou inconsistências.
Campos principais a verificar:
- ID do Grupo
- Nome da Equipe
21. Aba SharePointWithoutTeamsFromGroup (SharePoint Sem Equipe Associada)
Descrição: Sites do SharePoint que não possuem uma equipe do Teams associada.
Como validar:
- Verifique se esses sites devem continuar sem equipe associada.
- Avalie se seria benéfico criar uma equipe para colaboração.
Campos principais a verificar:
- Nome do Site
- URL
- Grupo Associado
Descrições de Permissão
- Proprietário (Owner): Permissão de administrador, tem controle total sobre o recurso (SharePoint, Lista de Distribuição, Equipe, Grupo, etc.). Pode adicionar e remover membros, alterar configurações e gerenciar permissões.
- Membro (Member): Tem acesso total ao conteúdo e pode colaborar, mas não pode aprovar solicitações, adicionar ou remover outros membros, ou alterar configurações administrativas.
Observações Importantes
- Revisar regularmente: Este processo de auditoria deve ser realizado periodicamente para garantir que os acessos e recursos estejam sempre atualizados.
- Princípio do Menor Privilégio: Ao validar permissões, sempre aplique o princípio do menor privilégio, garantindo que os usuários tenham apenas as permissões estritamente necessárias para realizar suas funções.
- Grupos Restritos: Lembre-se de que os grupos "abuse", "postmaster" e "security" são reservados e gerenciados pela infraestrutura tecnológica. Não devem ser modificados manualmente.
- Documentação: Mantenha a documentação atualizada sobre a finalidade de cada recurso (equipes, sites, listas, etc.) para facilitar auditorias futuras.
- Conformidade: Certifique-se de que todas as configurações estejam em conformidade com as políticas de segurança e governança da organização.
- Auditoria de Acesso: Revise logs de acesso (especialmente para Shared Drives e grupos) para identificar acessos anormais ou não autorizados.
Após a validação completa de todas as abas, responda este e-mail confirmando a aprovação ou indicando os ajustes necessários.