Contas, sejam de e-mail, de redes sociais, de acesso a um determinado recurso, são credenciais utilizadas por indivíduos (pessoa física) que, através de uma forma de autenticação realizada de forma pessoal e intransferível, identifica-se para obter acesso a esse recurso.
Como mostram as melhores práticas de segurança, nenhuma autenticação deve ser feita de forma que não seja é identificar o autor desse acesso, por isso contas como "empresa@", "departamento@", ou qualquer outra forma de acesso genérico deve ser evitado.
A Microsoft e o Google trabalham de formas distintas particularmente sobre contas de e-mail quando se é necessário criar endereços de e-mails genéricos.
A Microsoft oferece 2 soluções, sendo elas a caixa compartilhada e a lista de distribuição. A caixa compartilhada funciona como uma caixa de e-mail comum, individual, porém para acessá-la, você se identifica através de sua conta de e-mail nominal, que possuirá permissões para manipular essa caixa compartilhada. A lista de distribuição é um endereço de e-mail que distribui as mensagens que recebe para todos os seus membros, sem reter uma cópia dessa mensagem.
O Google oferece uma solução baseada na plataforma Google Groups. Ele é como a lista de distribuição da Microsoft, distribui por padrão as mensagens recebidas para todos os seus membros, porém ele retém as mensagens em uma página própria, onde seus membros podem acessar e trabalhar com as mensagens através dela, cada membro pode controlar se quer deixar de receber em sua caixa nominal as mensagens direcionadas ao grupo do qual ele é membro, e é possível fazer com que o grupo seja uma caixa colaborativa, onde recursos avançados são ativados sobre cada conversa dentro do grupo como atribuir status sobre cada conversa.
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