Técnicas de redirecionamento de mensagens de e-mail

Para atender as melhores práticas em governança de TI e segurança da informação, o uso de caixas de correio genéricas (contas que não identificam o utilizador com seu nome ou outro identificador individual) não são recomendadas.

Para atender necessidades como ponto único de contato, comunicações colaborativas e outros usos para um endereço de e-mail que não seja atribuído a um indivíduo, recomenda-se o uso de endereços criados próprios para esse fim, sem que esteja atribuído a um meio de autenticação.

Com esse objetivo, cada provedor de e-mail possui uma estratégia diferente, a seguir:

No Google Workspace, só existe uma forma de se fazer isso, porém, com diferentes formas de configuração:

• Grupo de e-mail
  • O proprietário pode habilitar função colaborativa para criar etiquetas dentro do grupo;
  • Os membros podem optar por desabilitar a entrega de e-mails na caixa de e-mail dos membros, o proprietário pode controlar a entrega de mensagens de todos os membros;
  • O grupo de e-mail sempre arquiva as mensagens recebidas;
  • Para ativar o envio de mensagens utilizando o endereço do grupo, basta o usuário interessado realizar a autorização através de link de confirmação;
  • O proprietário do grupo pode gerenciar membros e configurações em Google Groups, o administrador pode gerenciar membros em Google Workspace Admin Console.
  • Por padrão qualquer usuário pode criar lista de distribuição em Google Groups, administradores também podem criar através do Google Workspace Admin Console.

No Microsoft 365, existem 3 principais formas de distribuição de e-mail:

• Lista de distribuição
  • Sempre distribui mensagens diretamente para seus membros;
  • Não oferece possibilidade de arquivar histórico de mensagens;
  • Para ativar o envio de mensagens utilizando o endereço da lista de distribuição, é necessário que o administrador configure as permissões ao usuário no Exchange Admin Center;
  • O proprietário da lista de distribuição pode gerenciar membros e configurações em Outlook Personal Groups, o administrador pode gerenciar membros e configurações no Microsoft 365 Admin Center ou Exchange Admin Center;
  • Por padrão qualquer usuário pode criar lista de distribuição em Outlook Personal Groups, administradores também podem criar através do Microsoft 365 Admin Center ou Exchange Admin Center;
• Caixa compartilhada
  • Atua como uma caixa de e-mail, ele somente arquiva mensagens, onde os membros podem acessar ela através de suas caixas individuais;
  • Oferece opção para que as mensagens recebidas também sejam entregues nas caixas dos membros;
  • Não permite distribuição de mensagens para e-mail, como workaround pode-se criar uma lista de distribuição e redirecionar as mensagens para essa lista;
  • Para ativar o envio de mensagens utilizando o endereço da caixa compartilhada, é necessário o administrador dar permissão nas configurações da caixa no Microsoft 365 Admin Center ou Exchange Admin Center;
  • Somente o administrador pode adicionar ou remover permissões de acesso e realizar configurações, feito através do Microsoft 365 Admin Center ou Exchange Admin Center;
  • Somente o administrador pode criar ou excluir caixas compartilhadas, feito através do Microsoft 365 Admin Center ou Exchange Admin Center.
• Grupo do Microsoft 365
  • Sempre é criado automaticamente como um objeto do SharePoint, e pode-se criar também um Teams e outros recursos vinculados;
  • Possui uma caixa de correio vinculada aos membros do grupo tal qual uma caixa compartilhado, o acesso a essa caixa sempre segue as permissões existente do SharePoint/Teams;
  • Oferece opção para que as mensagens recebidas também sejam entregues nas caixas dos membros;
  • Para ativar o envio de mensagens utilizando o endereço do grupo do Microsoft 365, é necessário que o administrador configure as permissões ao usuário no Exchange Admin Center;
  • O proprietário do grupo do Microsoft 365 pode gerenciar membros e configurações em Outlook People Groups, o administrador pode gerenciar membros e configurações no Microsoft 365 Admin Center, Exchange Admin Center, Teams Admin Center ou SharePoint Admin Center.
  • Por padrão qualquer usuário pode criar grupos do Microsoft 365 em Outlook People Groups, ele também é criado quando se cria recursos vinculados ao Teams ou SharePoint, como Planner, time do Teams ou site do SharePoint, administradores também podem criar através do Microsoft 365 Admin Center, Exchange Admin Center, Teams Admin Center ou SharePoint Admin Center.

Pedidos suporte podem ser feitos em suporte.ivancarlos.com.br ou através do endereço de e-mail suporte@ivancarlos.com.br.