Cómo validar usuarios, grupos y accesos en el entorno Microsoft 365 de la organización:
1. Pestaña Users (Usuarios)
Descripción: Lista completa de todos los usuarios registrados en Microsoft 365.
Cómo validar:
- Verifique si todos los usuarios deben existir en el entorno basándose en su correo electrónico (columna del correo principal) o nombre de usuario (columna del User Principal Name).
- Los usuarios que fueron dados de baja sólo pueden estar presentes en la lista si la columna de estado de cuenta está marcada como "Desactivado" (
accountEnabled = false), indicando que el usuario está bloqueado. - Importante: Los usuarios que no pertenecen a una persona natural (como usuarios genéricos, de servicio o no nominales) no deben mantenerse, a menos que haya una justificación técnica documentada.
- Verifique si hay usuarios duplicados o inactivos desde hace mucho tiempo que puedan ser eliminados.
Campos principales a verificar:
- Correo electrónico (mail)
- Nombre para mostrar (displayName)
- Nombre principal de usuario (userPrincipalName)
- Estado de la cuenta (accountEnabled)
2. Pestaña SharedMailbox (Buzones Compartidos)
Descripción: Lista de buzones compartidos configurados en el entorno.
Cómo validar:
- Verifique si todos los buzones compartidos listados son necesarios y están en uso activo.
- Confirme que el propósito de cada buzón compartido esté claro y justificado.
- Valide quién tiene acceso a cada buzón compartido (verificar en la pestaña de permisos o miembros relacionados).
Campos principales a verificar:
- Nombre para mostrar (displayName)
- Correo electrónico (mail)
- Finalidad (userPurpose = "shared")
3. Pestaña Guests (Usuarios Invitados/Externos)
Descripción: Lista de usuarios invitados (externos a la organización) que tienen acceso al entorno.
Cómo validar:
- Verifique si todos los usuarios invitados listados aún deben tener acceso al entorno.
- Valide la fecha de creación de la cuenta y, si está disponible, la fecha del último acceso.
- Elimine invitados que ya no sean necesarios o cuyos proyectos/colaboraciones hayan finalizado.
Campos principales a verificar:
- Nombre para mostrar (displayName)
- Correo electrónico (mail)
- Nombre principal de usuario (userPrincipalName)
- Fecha de creación (createdDateTime)
4. Pestaña Licenses (Licencias)
Descripción: Lista de licencias de Microsoft 365 asignadas a cada usuario.
Cómo validar:
- Verifique si cada usuario posee las licencias apropiadas para sus funciones y necesidades.
- Identifique licencias no utilizadas o asignadas a usuarios inactivos.
- Revise licencias duplicadas o innecesarias que puedan ser redistribuidas o eliminadas para optimizar costos.
Campos principales a verificar:
- Correo electrónico del usuario (userMail)
- Tipo de licencia (skuPartNumber)
5. Pestaña SharePointSites (Sitios de SharePoint)
Descripción: Lista de todos los sitios de SharePoint en el entorno.
Cómo validar:
- Verifique si todos los sitios SharePoint listados deben existir basándose en su nombre o URL.
- Confirme que cada sitio tiene un propósito claro y está siendo utilizado activamente.
- Identifique sitios duplicados, abandonados o sin utilidad que puedan ser archivados o eliminados.
Campos principales a verificar:
- Nombre del sitio (displayName)
- URL (webUrl)
- Fecha de creación (createdDateTime)
6. Pestaña Teams (Equipos de Microsoft Teams)
Descripción: Lista de todos los equipos creados en Microsoft Teams.
Cómo validar:
- Verifique si todos los equipos listados son necesarios y están en uso activo.
- Confirme que cada equipo posee una descripción clara y un propósito bien definido.
- Identifique equipos duplicados o que ya no están siendo utilizados.
Campos principales a verificar:
- Nombre del equipo (displayName)
- Correo electrónico (mail)
- Descripción (description)
7. Pestaña TeamsMembers (Miembros de los Equipos de Teams)
Descripción: Lista de todos los usuarios que son miembros de equipos de Microsoft Teams. Cada usuario con acceso a un equipo está listado en una nueva línea.
Cómo validar:
- Verifique si cada usuario listado debe realmente tener acceso al equipo indicado en la misma línea.
- Valide si el nivel de permiso de cada usuario es apropiado para su función:
- Propietario (Owner): Permiso de administrador, tiene control total sobre el equipo.
- Miembro (Member): Puede participar y colaborar, pero no puede gestionar el equipo.
Campos principales a verificar:
- Nombre del equipo (teamName)
- Nombre del usuario (userName)
- Correo electrónico del usuario (userMail)
- Función/Permiso (role)
8. Pestaña TeamsChannels (Canales de los Equipos)
Descripción: Lista de todos los canales dentro de los equipos de Microsoft Teams.
Cómo validar:
- Verifique si todos los canales listados son necesarios para los equipos correspondientes.
- Confirme que cada canal posee un propósito claro.
- Identifique canales duplicados o no utilizados que puedan ser eliminados.
Campos principales a verificar:
- Nombre del equipo (teamName)
- Nombre del canal (channelName)
- Tipo de canal (membershipType: standard, private, shared)
9. Pestaña TeamsSharedPrivateChannels (Canales Privados/Compartidos)
Descripción: Lista de canales privados o compartidos en los equipos de Teams.
Cómo validar:
- Verifique si estos canales restringidos son realmente necesarios.
- Valide quién tiene acceso a cada canal privado/compartido.
Campos principales a verificar:
- Nombre del canal
- Tipo de asociación (membershipType)
10. Pestaña TeamsPrivateChannelsMembers (Miembros de Canales Privados)
Descripción: Lista de usuarios con acceso a canales privados dentro de equipos.
Cómo validar:
- Verifique si cada usuario listado debe tener acceso al canal privado indicado.
- Valide los permisos de cada usuario.
Campos principales a verificar:
- Nombre del canal privado
- Nombre del usuario
- Correo electrónico del usuario
- Función/Permiso
11. Pestaña DistributonLists (Listas de Distribución)
Descripción: Lista de todas las listas de distribución de correo electrónico configuradas en el entorno.
Cómo validar:
- Verifique si todas las listas de distribución deben existir en el entorno basándose en su nombre y dirección de correo electrónico.
- Confirme que cada lista de distribución posee un propósito claro y está siendo utilizada.
- Identifique listas duplicadas u obsoletas que puedan ser eliminadas.
Campos principales a verificar:
- Nombre de la lista (displayName)
- Correo electrónico (mail)
- Correo electrónico habilitado (mailEnabled)
12. Pestaña DLMembers (Miembros de las Listas de Distribución)
Descripción: Lista de todos los usuarios que reciben mensajes de cada lista de distribución. Cada usuario está listado en una nueva línea.
Cómo validar:
- Verifique si cada usuario listado debe recibir mensajes de correo electrónico de la lista de distribución indicada en la misma línea.
- Valide si el permiso de cada usuario es apropiado:
- Propietario (Owner): Permiso de administrador, tiene control total sobre la lista de distribución.
- Miembro (Member): Recibe mensajes, pero no puede aprobar, añadir o eliminar miembros.
Campos principales a verificar:
- Nombre de la lista (groupName)
- Nombre del usuario (memberName)
- Correo electrónico del usuario (memberMail)
- Permiso (role)
13. Pestaña Membership (Asociaciones de Usuarios a Grupos)
Descripción: Lista de todas las asociaciones de usuarios a grupos de Microsoft 365 (grupos unificados, de seguridad, etc.).
Cómo validar:
- Verifique si cada usuario debe pertenecer al grupo indicado.
- Valide los permisos y funciones de cada miembro.
- Identifique asociaciones duplicadas o innecesarias.
Campos principales a verificar:
- Nombre del grupo (groupName)
- Nombre del usuario (userName)
- Correo electrónico del usuario (userMail)
14. Pestaña GroupsMembers (Miembros de Grupos)
Descripción: Lista detallada de miembros de grupos de Microsoft 365 que no son listas de distribución ni equipos.
Cómo validar:
- Verifique si cada usuario debe ser miembro del grupo listado.
- Valide permisos (Propietario vs. Miembro).
Campos principales a verificar:
- ID del grupo (groupID)
- Nombre para mostrar del grupo (displayName)
- Correo electrónico del miembro (member_mail)
- Permiso
15. Pestaña Domains (Dominios)
Descripción: Lista de dominios verificados y asociados al tenant de Microsoft 365.
Cómo validar:
- Verifique si todos los dominios listados pertenecen a la organización.
- Confirme que dominios no utilizados o antiguos sean eliminados.
Campos principales a verificar:
- Nombre del dominio
- Estado de autenticación
- ¿Es dominio predeterminado?
16. Pestaña Rooms.Equipments (Salas y Equipos)
Descripción: Lista de buzones de recursos (salas de reunión y equipos).
Cómo validar:
- Verifique si todas las salas y equipos listados aún existen físicamente.
- Confirme que cada recurso está configurado correctamente.
Campos principales a verificar:
- Nombre del recurso (displayName)
- Correo electrónico (mail)
- Tipo (userPurpose: room o equipment)
17. Pestaña Linked.Others (Otros Usuarios/Cuentas Vinculadas)
Descripción: Usuarios o cuentas especiales vinculadas al entorno (ej: cuentas de servicio).
Cómo validar:
- Verifique si todas las cuentas listadas son necesarias.
- Valide el propósito de cada cuenta vinculada.
Campos principales a verificar:
- Nombre para mostrar
- Correo electrónico
- Finalidad
18. Pestaña NoMailbox (Usuarios sin Buzón)
Descripción: Usuarios que no poseen un buzón asignado.
Cómo validar:
- Verifique si estos usuarios realmente no necesitan buzón.
- Confirme si son cuentas de servicio u otros tipos de cuentas especiales.
Campos principales a verificar:
- Nombre del usuario
- Correo electrónico
19. Pestaña Planners (Planes de Microsoft Planner)
Descripción: Lista de planes creados en Microsoft Planner.
Cómo validar:
- Verifique si todos los planes listados están en uso activo.
- Confirme que cada plan posee un propósito claro.
- Identifique planes duplicados u obsoletos.
Campos principales a verificar:
- Nombre del plan
- ID del grupo asociado
20. Pestaña TeamsFromGroups (Equipos Creados a Partir de Grupos)
Descripción: Equipos de Teams que fueron creados a partir de grupos de Microsoft 365.
Cómo validar:
- Verifique la relación entre grupos y equipos.
- Confirme que no haya duplicaciones o inconsistencias.
Campos principales a verificar:
- ID del grupo
- Nombre del equipo
- Correo electrónico
21. Pestaña SharePointWithoutTeamsFromGroup (SharePoint Sin Equipo Asociado)
Descripción: Sitios de SharePoint que no poseen un equipo de Teams asociado.
Cómo validar:
- Verifique si estos sitios deben continuar sin equipo asociado.
- Evalúe si sería beneficioso crear un equipo para colaboración.
Campos principales a verificar:
- Nombre del sitio
- URL
- Grupo asociado
Descripciones de Permiso
- Propietario (Owner): Permiso de administrador, tiene control total sobre el recurso (SharePoint, Lista de Distribución, Equipo, Grupo, etc.). Puede añadir y eliminar miembros, cambiar configuraciones y gestionar permisos.
- Miembro (Member): Tiene acceso total al contenido y puede colaborar, pero no puede aprobar solicitudes, añadir o eliminar otros miembros, ni cambiar configuraciones administrativas.
Observaciones Importantes
- Revisar regularmente: Este proceso de auditoría debe realizarse periódicamente para garantizar que los accesos y recursos estén siempre actualizados.
- Principio del Menor Privilegio: Al validar permisos, siempre aplique el principio del menor privilegio, garantizando que los usuarios tengan sólo los permisos estrictamente necesarios para realizar sus funciones.
- Grupos Restringidos: Recuerde que los grupos "abuse", "postmaster" y "security" son reservados y gestionados por la infraestructura tecnológica. No deben ser modificados manualmente.
- Documentación: Mantenga la documentación actualizada sobre el propósito de cada recurso (equipos, sitios, listas, etc.) para facilitar auditorías futuras.
- Conformidad: Asegúrese de que todas las configuraciones estén en conformidad con las políticas de seguridad y gobernanza de la organización.
- Auditoría de Acceso: Revise logs de acceso (especialmente para Shared Drives y grupos) para identificar accesos anormales o no autorizados.
Después de la validación completa de todas las pestañas, responda este correo confirmando la aprobación o indicando los ajustes necesarios.